Familien Fotoshooting, Das Workflow von A bis Z.

Fühlst du dich manchmal frustriert und überwältigt von all den Aufgaben, die du an einem Tag zu erledigen hast?

Kommst du abends an und fragst dich, was du tagsüber eigentlich gemacht hast, auch wenn du den ganzen Tag “beschäftigt“ warst?

Hast du noch 10 Fotoshootings zu bearbeiten, E-Mails zu beantworten und jedes Mal, wenn du eine Familie fotografierst, spürst du den Stress, die Aufgaben so schnell wie möglich zu erledigen?

Nun, mein Freund, ich weiß, wie du dich fühlst. Das habe ich auch schon durch.

Aber heutzutage ist  eines der Dinge, auf die ich in meinem Geschäft stolz bin, wie ich es im Laufe der Jahre geschafft habe, einen Arbeitsablauf zu etablieren, der es mir erlaubt, nachts ohne allzu große Sorgen ins Bett zu gehen; klar zu wissen, was ich noch zu tun habe oder welche Dinge ich zu Ende bringen muss.

Um ehrlich zu sein, muss ich das Lob Dafür mit meinem Mann, dem König der Organisation und Struktur, teilen.

Was mir anfangs tatsächlich als furchtbar nerviges Zeug erschien, nämlich alles organisiert zu haben, Veranstaltungen zu planen, Verträge zu unterzeichnen, Kalender zu aktualisieren, ist jetzt einer der Teile meiner Arbeit, die mir mehr Befriedigung verschaffen.

Am Anfang war es ziemlich hart. Mit der Ausrede „unordentliche Leute sind die kreativsten“ hatte ich nie wirklich hart daran gearbeitet, einen Workflow zu schaffen, der fast automatisch von selbst funktionierte. Jetzt mag ich es, eine gut gemachte Liste zu sehen, die Tools zu verwenden, die meinen Bedürfnissen am besten entsprechen und das Gefühl zu haben, die Dinge unter Kontrolle zu haben. 

Darüber zu sprechen, wie mein ganzes Geschäft organisiert ist, würde eine sehr lange Angelegenheit werden.

Deshalb erzähle ich dir lieber über einen Aspekt meiner Arbeit, über etwas, wonach viele Kolleginnen oft fragen nämlich die Shootings und wie ich sie organisiere:

Das Fotoshooting von A bis Z. 

Kundenkarte

Telefongespräch

Buchung

Vertrag gesendet

Vertrag unterschrieben

Terminerinnerung

Shooting gemacht

Fotos importiert

Fotos kopiert/gesichert

Fotos ausgesucht

Fotos bearbeitet

JPG exportiert

Online-Galerie erstellt

Fotos ausgewählt

Rechnung geschickt

Zahlung Follow-up 

Abzüge bestellt

Download geschickt

Päckchen verpackt

Päckchen geschickt

Finales Backup

Bewertung angefragt

Kundenkarte

 Sobald mir eine Familie schreibt oder mich anruft, um ein Fotoshooting zu buchen, erstelle ich eine Kundenkarte. Heute benutze ich die Verwaltungssoftware Tave, aber in den ersten Jahren habe ich einfach eine von mir selbst erstellte Tabelle mit den verschiedenen Phasen des Workflows verwendet und die Informationen des Kunden in ein Kontaktformular geschrieben. 

Was sind die wichtigen Dinge, die du aufschreiben solltest?

Vor- und Nachname des Kunden, Adresse mit Postleitzahl (leider ist es mir schon ein paar Mal passiert, dass ich  zur falschen Adresse gefahren bin, weil ich die PLZ nicht notiert hatte!) 

Wie viele Kinder sie haben und wie alt sie sind und wie sie mich gefunden haben. Dieser letzte Punkt sollte nicht unterschätzt werden, denn er wird dir helfen zu verstehen, woher deine Kunden kommen und wie du deine Sichtbarkeit verbessern kannst. 

Am Telefon erkläre ich, wie das Shooting mit mir abläuft.

Beantworte Fragen, und vor allem suche ich nach Möglichkeiten, mich vorzustellen, damit ich bei der Familie zu Hause nicht völlig fremd bin. 

Familienshooting Vertrag

Sobald das Familienshooting telefonisch bestätigt ist, sende ich eine E-Mail mit dem Vertrag, den die Eltern digital unterschreiben und per E-Mail zurücksenden müssen. Im Vertrag ist immer der Link zur Zahlung der Anzahlung für das Shooting enthalten, zu diesem Zeitpunkt ist das Fotoshooting offiziell gebucht. 

Ich fotografiere, gehe nach Hause, importiere die Bilder und erstelle drei Sicherheitskopien.  

Von nun an habe ich bis zu 3 Wochen Zeit, um die Fotos zu bearbeiten und die Bildergalerie an die Familie zu schicken.

Sobald die Familie ihre Lieblingsfotos ausgewählt hat, bestelle ich die Abzüge, bereite den USB-Stick vor und versende die Rechnung per E-Mail. Nach der Bezahlung bereite ich das Paket für den Versand per Kurier vor und benachrichtige die Kunden, dass es versandt wurde. Wenn alles an seinem Bestimmungsort angekommen ist, bitte ich die Eltern zu prüfen, ob alles in Ordnung ist, und erst dann lösche ich die Raw Dateien, die nicht als Galerie-Finale ausgewählt wurden, und füge die endgültigen JPGs zu den Sicherungskopien hinzu. 

Auf diesem Bild kannst du genau sehen, wie mein Papier-Workflow aussieht. 

Auf diesem Bild kannst du genau sehen, wie mein Papier-Workflow aussieht. 

Links sind die Namen der Familien und oben die verschiedenen Phasen des Fotoshootings zu sehen. Im weiteren Verlauf der Bestellung füge ich ein x ein, um zu sehen, wo ich mit den Bestellungen der einzelnen Familien stehe.

Ich habe meinen Workflow in Klarsichtdruck laminiert gehalten und laminiert, so dass ich mit einem Folienstift darauf schreiben konnte. Wenn die Tabelle voll war, habe ich alles gelösten und von vorne begonnen, ohne Papier zu verschwenden.

Und nun ein kleines Geschenk für dich!

Hier kannst du die Workflow-Tabelle herunterladen, um sie für dein Business zu verwenden.

Du kannst dich von meiner Tabelle inspirieren lassen, wenn du  noch nicht weißt, wie du das Shooting in Aufgaben unterteilen kannst oder einfach einen Workflow erstellen, der deinen Bedürfnissen am besten entspricht.

Möchtest du mehr über meine Ausstattung als Fotografin wissen? Hier kannst du mehr darüber lesen.

Und wie läuft dein Workflow? Bist du für ein digitales oder lieber auf Papier?